Aj Excel 2010 sa samozrejme dočkal spoločných prvkov celého balíka, môžete teda využiť pohodlné ovládanie pomocou prvkov ribbon a voľbu vlastností a ukladanie pomocou Backstage View. Všetky pokročilé funkcie patria skôr do firemného prostredia, či už je to napojenie na SharePoint a ďalšie serverové služby, alebo lepšia práca s dátami, grafmi atď. Ak patríte medzi tých šťastlivcov, ktorí v Exceli vytvárajú iba zoznam svojich DVD diskov, hier alebo ponožiek, môže vás verzia 2010 nechať úplne chladnými. Uspokojíte sa pokojne s verziou 2003.

Rovnako ako Word aj Excel sa dočkal niektorých všeobecných vylepšení, ktoré sa ale netýkajú výpočtov nad bunkami. Patrí sem teda podpora pre vkladanie snímok obrazovky, vylepšený editor rastrovej grafiky ovenčený najrôznejšími efektmi a nové diagramy SmartArt, ktoré môžu vašu prezentáciu rozšíriť o najrôznejšie diagramy a schémy.

Dynamické grafy a línie

“Iskriace línie” je nový typ miniatúrnych trendových grafov, ktoré sa vykresľujú priamo v bunke zošita a na prvý pohľad pripomínajú funkciu podmieneného formátovania. Sparklines však ponúka viac možností a môžete ich lepšie prispôsobiť vašim požiadavkám. Výborne sa hodí na vykreslenie trendov v časových radoch. Sparklines minigraf v bunke môže mať podobu líniového, stĺpcového a ekonomického (príjmy / straty) grafu. Okrem toho v ňom môžete vyznačiť minima, maxima, nastaviť vertikálnu os, farbu a hrúbku čiary.

Kontingenčné tabuľky a Slicer

Do kategórie náročný používateľ patria aj kontingenčné tabuľky a grafy v anglickom origináli známe ako “Pivot table”. Ak vám nič nehovoria, vedzte, že robia Excel Excelom. Pivot tabuľka nie je statická šachovnica hodnôt vylepšená o nejakú tú funkciu, ale veľmi zložitý filter a ešte lepšie povedané pohľad na dáta, ktorý sa napríklad podobá pohľadom – Views zo sveta databáz. Kontingenčná tabuľka zoradí neusporiadaný súbor dát, napríklad rozsiahly zoznam objednávok z vášho elektronického obchodu, ktorý práve môže obsahovať státisíce až milióny položiek.

Excel 2010 rozširuje kontingenčné tabuľky o nový prvok Slicer, ktorý môže pivot ďalej preskladať podľa najrôznejších kritérií. Pre človeka neznalého kontingencie to bude asi skutočný guláš, snáď vám ale napovie nasledujúce odstavček.

Predstavte si, že máte malý reťazec, v ktorom predávate tričká. Vytvoríte si súhrnnú kontingenčnú tabuľku, ktorá všetky uskutočnené objednávky spočíta a rozradí. Budete teda poznať objem predaja aj tržby. Dáta v tabuľke samozrejme môžete ďalej zoradiť a preskupovať, nie je to ale príliš ergonomické. Presne toto rieši slicer. Jeden napríklad obmedzí kontingenčnú tabuľku tržieb len na vybrané pobočky nášho reťazca. Ďalšie obmedzia výsledky tabuľky podľa predajne alebo podľa farby alebo podľa veľkosti tričiek. Podoba kontingenčnej tabuľky teda napríklad zodpovedá predaným modrým tričkám veľkosti M z pobočky Prešov. Zistíte tak napríklad, že táto kombinácia sa predávala len vo februári a marci. Dokázali by ste to rovnako rýchlo bez takýchto filtrov?

Pokročilý náhled schránky

Rovnako ako nový Word a ostatné aplikácie z balíka Office aj Excel prichádza s náhľadom schránky pred vložením. Zatiaľ čo vo Worde to zase nie je tak dôležité, bunka v zošite a jej obsah už môžu nadobúdať najrôznejších podôb. Kopírovať tak môžete obsah, formátovanie obsahu bunky, rozmery bunky, alebo chcete vložiť iba skopírovaný vzorec aplikovaný na bunku. V takomto prípade náhľad skutočne oceníte.

Word získal úplne nové a prepracované užívateľské rozhranie ribbon spoločne s Backstage View pre ukladanie a nastavovanie parametrov súborov. Ak patríte medzi používateľov Office 2007 a máte nainštalovaný nový Service Pack 2, určite to pre vás nebude žiadna novinka, ale Word 2010, rovnako ako PowerPoint a Excel, natívne zvláda ukladať do formátu PDF (varianta PDF / A) a kamaráti sa aj s dokumentmi, ktoré produkuje konkurenčné OpenOffice.org. Word zvláda jednak import, ako aj export
ODF a ODT. Teraz ešte nie je úplne isté, s akou verziou bude finálna verzia spolupracovať, pretože sa štandard ODT pomerne často mení, súčasná podoba je však stopercentne funkčná.

Zmeny Wordu 2007 však pre bežného užívateľa budú skôr kozmetického rázu, veď je to už niekoľko rokov. Zaujímavé môže byť priame napojenie na Office Live Workspace a v budúcnosti aj kompletné prevedenie balíka Microsoft Office do weboveho prostredia.

Jednoduchý snímok obrazovky

Mnoho užívateľov vkladá do Wordu rôzne obrázky a iné grafické prvky, táto práca však nikdy nebola pre tento druh programu úplne prispôsobená. Teraz však Microsoft pridal funkciu nazvanú Screenshot, ktorá vám umožní jednak získat obrázok aktuálnej plochy, ale aj výrez ľubovoľnej časti. Pri kliknutí na túto funkciu sa aktivuje zoznam aktuálne otvorených okien, vy si vyberiete, ktoré chcete zvečniť, a Word tak urobí a automaticky obraz vloží do dokumentu, kde ho môžete ďalej spracovávať. Ponukou kompletného obrázka ale môžete pohrdnúť a zvolíte si výrez. Pozadie obrazovky zbelie a zobrazí sa nástroj, pomocou ktorého ťahaním vyberiete oblasť a opäť dôjde k uloženiu. Podobný nástroj Microsoft predstavil vo Windows 7, kde ho v anglickej verzii nazýva Snipping Tool, v slovenskej potom Snímok obrazovky.

Pokročilejšie úpravy obrázkov

Ak už nejaký obrázok vložíte do dokumentu, je potrebné ho náležite upraviť, vyzdobiť a zarovnať. To všetko vie na jedničku už predchádzajúci Word 2007, 2010 ale pridáva umelecké efekty, funkciu, ktorá výberom kľúčových farieb odstráni pozadia (sivú na bielu a pod.), umožní obrázok ľahko vložiť do štruktúry zložitých diagramov a ponúkne živé náhľady na najrôznejšie úpravy svetelnosti, takže uvidíte výsledok ešte pred tým, ako čokoľvek aplikujete. Škoda, že ani Word 2010 nedokáže obrázok uložiť do samostatného súboru, napríklad do JPG. Nepomôže ani schránka, jediným riešením je tak buď klávesa printscreen, alebo export do formátu HTML.

Náhľad schránky

Už predchádzajúci Office prišiel s vylepšenými schránkami, keď ste mali na výber vložiť do dokumentu text s pôvodným formátovaním, s vašim formátovaním alebo s vložením len textu, keď však skopírujete aj obrázky resp. tabuľky Office 2010 vkladanie obsahu zo schránky sa rozšíri o náhľad. Skôr ako do textu čokoľvek skutočne vložíte, zobrazí sa na stránke náhľad a vy si priamo v kontexte budete môcť prezrieť ako bude vyzerať text napríklad s pôvodným formátovaním.

Nový navigačný panel

Office 2010 ponúka úplne nové hľadanie. Namiesto pôvodného dialógu sa otvorí bočný panel s tromi záložkami. V prvej nájdete pekne organizovaný prehľad odsekov s nadpismi, v druhom nájdete miniatúry stránok, v treťom výsledky hľadania. Aj to sa premenilo, hľadať totiž môžete nielen text, ale aj najrôznejšie objekty počnúc obrázkami, tabuľkami a končiac napríklad vzorcami. V dokumente s dvoma stranami toho samozrejme asi moc nevyužijete, predstavte si ale, že budete chcieť rýchlo nájsť všetky vzorčeky v diplomovej práci, alebo napríklad ten konkrétne na strane 125.

Lepšie typografie

Office 2010, respektíve nový Publisher, prináša nový font Gabriola. Ten aj ďalšie OpenType fonty môžete upravovať v novej ponuke pre písmo “OpenType Features”. Môžete nastaviť použitie typografickej Ligatry, ktorá prepojí súvisiace písmenká rovnako ako známy znak &, čo je vlastne ligatúra znaku et. Oveľa zaujímavejšie pre bežný život je ale použitie niektorého z predpripravených typografických umeleckých štýlov. Ten potom pri zachovaní fontu úplne zmení podanie textu, rôzne predĺži linky a prípadne sa zatočí. Text môžete nanovo vyzdobiť priamo z hlavnej lišty efekty. Medzi tie nové patrí tieň, žiara a odlesk. Ďalej môžete použiť niektorý z ponúkaných preddefinovaných štýlov.

Väčšina aplikácií existuje v troch verziách – pre PC, internetový prehliadač a mobilné zariadenia. Testovanie Technical Preview nového kancelárskeho balíka nie je verejné, získali sme však pozvánku do testovacieho programu, takže sa s vami môžeme podeliť o prvé dojmy a skúsenosti z novej verzie. Do balíka Office 2010 sú zahrnuté tieto aplikácie: Access 2010, Excel 2010, InfoPath 2010, Office Communicator 2007 R2, OneNote 2010, Outlook 2010, PowerPoint 2010, Publisher 2010, SharePoint Workspace 2010 a Word 2010. V prvej časti cyklu recenzií o tomto kancelárskom balíku sa zameriame na desktopové aplikácie pre najširší okruh používateľov.

Novinky a zlepšenia aplikácií

Najvýznamnejšiu vizuálnu novinku predchádzajúcej verzie predstavoval pás nástrojov (Ribbon), ktorý bol implementovaný len v niektorých aplikáciách. Office 2010 už prináša túto osvedčenú črtu vo všetkých aplikáciách balíka, pričom pásy sa dynamicky prispôsobujú aktuálnej činnosti a kontextu. Už pri prvom kontakte s väčšinou aplikácií, teda pri vytváraní nových dokumentov sa stretnete s oknom Backstage View, ktoré sa aktivuje veľkým tlačidlom so symbolom príslušnej aplikácie v ľavom hornom rohu. Zatiaľ čo pásy a panely nástrojov sú určené na prácu s obsahom dokumentu, v okne Backstage View sú sústredené funkcie na prácu s dokumentom ako celkom (vytvorenie, uloženie, vytlačenie, publikovanie na web, prípadne tímový server a podobne).

Podľa prieskumov takmer 20 % akcií cez používateľské rozhranie sa týka kopírovania a prenosu obsahu cez schránku. Možno aj z vlastných skúseností poznáte problémy pri kopírovaní formátovaného obsahu. Pri týchto aktivitách určite uvítate funkcionalitu Paste Preview. Ako funguje? Najskôr uložíte do schránky obsah, ktorý plánujete skopírovať do dokumentu, napríklad z prehliadača webového obsahu (napr. cez Ctrl – C) a následne v menu ikony Paste si môžete nechať zobraziť náhľad, ako bude tento obsah do dokumentu skopírovaný. Môžete využiť pôvodné formátovanie, formátovanie so zarovnaním, prípadne kopírovať len text.

Veľa nových čŕt sa týka práce s obrazovým kontextom. Na zjednodušenie vkladania obrazového obsahu získaného priamym zosnímaním z obrazovky pribudla na páse nástrojov na vkladanie obsahu možnosť pridania výrezu zo snímky obrazovky (Screenshot). Táto funkcia uľahčí napríklad prípravu dokumentácie k aplikáciám, prípadne získanie snímok z dokumentov v aplikáciách, ktoré nepodporujú priame kopírovanie kontextu. Práca s obrázkami na platforme Office 2010 sa stala rovnocennou s bežnými obrazovými editormi. Cez tlačidlo Artistic Effects možno vytvárať rôzne „umelecké“ efekty, ako je napríklad pridanie textúry, rozostrenie, perokresba a podobne. Pomocou funkcií na prácu s farebnými paletami, jasom a kontrastom možno prispôsobiť obrázok zamýšľanému farebnému dizajnu dokumentu.

Vzhľad dokumentov a tímová spolupráca vo Worde

Zmeny v textovom editore Word sú zamerané hlavne na zlepšenie a zatraktívnenie vzhľadu dokumentov. Prispieva k tomu nielen spomínaná možnosť pokročilého editovania obrázkov, rôzne efekty s blokmi textu, ako je tieňovanie, priesvitnosť či zrkadlenie, zlepšená grafika SmartArt, ale aj funkcia OpenType umožňujúca prispôsobovať vzhľad jednotlivých štýlov písma. Word 2010 umožňuje prácu viacerých autorov na jednom dokumente súčasne, a to čiastočne aj v off-line režime, a poskytuje vyšší komfort aj pri tvorbe blogových príspevkov. Pri orientácii v rozsiahlejšom dokumente pomôže zlepšené vyhľadávanie, ktoré zahŕňa grafy a iné prvky prezentačnej grafiky.

Analýza a vizualizácia údajov v Excel 2010

Už vo verzii 2007 bolo možné využívať pokročilé možnosti na vizualizáciu údajov, napríklad podmienené formátovanie buniek, ktoré mení vzhľad rozsahu buniek na základe stanovených kritérií. Excel 2010 prináša podstatné rozšírenie formátovania a grafického obsahu buniek. Jedna bunka môže dokonca obsahovať viac druhov grafických a textových informácií. Na porovnávanie hodnôt buniek môžete využiť škály farieb. Pomocou množiny ikon (napríklad šípky rôznych smerov a farieb) je možné triedenie údajov podľa prahovej hodnoty do viacerých kategórií. Novinkou je funkcia Sparklines na zvýraznenie a grafickú prezentáciu pozitívnych a negatívnych hodnôt. Ide o malé grafy, ktoré sa dajú umiestniť do jednej bunky. Na interaktívne filtrovanie údajov v kontingenčných tabuľkách slúži funkcia Slicer, ktorá umožní vybrať podmnožinu niektorej z dimenzií tabuľky. Zdokonalené bolo aj klasické vyhľadávanie a filtrovanie údajov. Podobne ako v ostatných aplikáciách balíka Office 2010 možno využiť editovanie obrázkov a spomínanú funkciu Paste Preview.

Excel sa čoraz viac používa ako klient analytických služieb, či už SQL Servera, alebo analytických serverov tretích strán. Po nainštalovaní pluginu pre Project Gemini bude možné využívať pokročilé možnosti vizualizácie údajov z analytických databáz SQL Servera 2008 R2.

PowerPoint 2010: animácia a video

Najvýznamnejšia novinka v tejto aplikácii na tvorbu prezentácií je pokročilá animácia a možnosť zakomponovať do prezentácie aj video. Podobne ako pri obrázkoch sme našli širokú paletu možností na úpravu audio- a videoobsahu vrátane trojrozmerných efektov. Na prácu s videom sú k dispozícii dva pásy nástrojov – jeden na prehrávanie a druhý na editovanie videosúboru. Do prezentácie môžete vložiť buď celý videosúbor, alebo cez funkciu video trim len jeho vybranú časť. Pri prezentácii vopred označených úsekov videa možno využiť funkciu video trigger.

Pri ukladaní dokumentu sa dajú komprimovať zapuzdrené multimediálne dokumenty. K dispozícii sú tri stupne kompresie (Presentation, Internet a Low). Pri našom teste sme prezentáciu s pôvodným objemom 25 MB komprimovali všetkými stupňami. Pri voľbe najlepšej kvality obrazu bola zredukovaná o 6,5 MB, pri internetovej kvalite o 17,7 MB a pri Low kompresii až o 23,6 MB. Prezentáciu z PowerPointu 2010 obsahujúcu video bolo pritom možné bez problémov prehrať vo verzii 2007.

Outlook 2010

Outlook je podľa nášho názoru aplikácia s najširším záberom. Zahŕňa plánovanie času, úloh, správu kontaktov, mailového klienta tímovej spolupráce a ďalšie vlastnosti. Preto sa tvorcovia zamerali hlavne na zjednodušenie a sprehľadnenie ovládania so zreteľom na častú nadväznosť akcií. V porovnaní s predchádzajúcou verziou najviac upúta kontextový pás nástrojov. Okrem štandardných funkcií obsahuje aj skupinku ovládacích prvkov Quick Steps, pomocou ktorých sa dá vykonať séria navzájom nadväzujúcich úkonov na jedno kliknutie. Okrem preddefinovaných úkonov možno túto funkcionalitu prispôsobiť a definovať vlastné postupnosti. V predchádzajúcej verzii Outlooku boli mailové správy v podstate izolovanými entitami. Mailovanie je však vlastne komunikácia, takže vítame združovanie správ, ktoré tvoria jednu vetvu komunikácie, prípadne sa týkajú nejakej tímovej aktivity. Ak predmet nejakej komunikácie prestane byť aktuálny, nemusíte vyhľadávať a vymazávať jednotlivé správy, ale prostredníctvom funkcie Clean Up sa dá vymazať celá komunikácia.

OneNote 2010

Pri aplikácii OneNote už v predchádzajúcich verziách malo byť upozornenie: „Pozor, silne návykové!“ Je to vynikajúci nástroj na zhromažďovanie podkladov a poznámok na tvorbu dokumentov. Väčšina kontextu vzniká kopírovaním iných dokumentov alebo ich častí. Okrem pása nástrojov, ktorý pomocou malej ikonky vpravo hore môžete minimalizovať, je najvýznamnejšou novinkou verzie 2010 funkcionalita Quick Filing. Ide o rozvinutie myšlienky nastaviť OneNote dočasne ako tlačiareň a pomocou jediného úkonu na vytlačenie nasmerovať obsah do správneho poznámkového bloku, prípadne až na konkrétnu stranu. Poznámky sú automaticky linkované k dokumentu, takže aj s odstupom času budete vedieť zistiť, kde sú podklady a poznámky, na základe ktorých dokument vznikal. Táto funkcia je implementovaná v aplikáciách Word 2010 a PowerPoint 2010, aktivuje sa na páse nástrojov Review v položke Linked Notes. Na tomto páse nástrojov nájdete aj tlačidlo na preklad textu pomocou lokálnej alebo webovej aplikácie, prípadne služby. Do poznámok možno vkladať rôzne symboly, takže nie je problém zapísať hoci aj zložitejšiu matematickú rovnicu. OneNote 2010 umožňuje aj verziovanie poznámok, takže pri tímovej práci s dokumentmi nie je problém zistiť, čo je nové a od ktorého spoluautora.

Záver

Office 2010 je komplexný kancelársky balík, určený pre široké spektrum používateľov. Teraz využíva aj výhody 64-bitových procesorov, čo sa prejaví napr. pri komplexných analýzach v Exceli. Prechod na novú verziu bude zaujímavý pre ľudí zameraných na kreativitu, produktívnosť a invenciu. S produktivitou sa už teraz neodmysliteľne spája koncept mobilnej kancelárie, umožňujúci prácu kedykoľvek, odkiaľkoľvek a z akéhokoľvek typu klientskeho zariadenia. K jeho rozsiahlym funkciám sa vrátime v nasledujúcich vydaniach nášho magazínu. Najbližšie zameriame pozornosť na Office Web Apps, čo je verzia aplikácií Office bežiaca na serveri a dostupná cez prehliadač internetového obsahu. Podrobnejšie predstavíme aj aplikácie pre užší okruh používateľov, ako sú Access, Publisher, InfoPath a SharePoint Workspace.

PDF zvláda spoľahlivo

Riešením, ako v posledných Office ukladať do PDF, bolo nainštalovanie tkzv. virtuálnej tlačiareň. Užívateľ potom mohol poslať dokument na tlač a vytúžený súbor získať. Inštalácia takéhoto rozšírenia však už nie je potrebná, SP2 pridá podporu priamo do hlavnej ponuky ukladania, kde si stačí vybrať koncovku PDF a všetko uložiť. Pôvodný zámer, keď chcel Microsoft propagovať predovšetkým svoj formát XPS, tak nevyšiel a v Remond museli rezignovať.
Samotný výsledok uloženia je kvalitný. Súbor sa uloží presne tak, ako ho vidíte pri tvorbe, občas sa ale pri kompresii vyskytnú problémy s rozmazaním obrázkov a všeobecne s ich horšou kvalitou. Napríklad rôzne grafy z Exceli sú niekedy kostrbaté. Nie je to však nič hrozného a od PDF obyčajnej kvality snáď ani nikto viac neočakáva. Spätná editácia PDF potom samozrejme nie je možná, na to sú tu iné programy.
Ak podporu PDF porovnávame s OpenOffice.org, je jasné, že otvorený svet je, čo sa týka možností predvolieb, oveľa ďalej, pre bežného užívateľa to ale určite nie je dôležité a uspokojí sa s voľbou Microsoftu. SP2 ukladá priamo do výkonnejšieho PDF/A, ktorý sa od staršej verzie líši najmä tým, že do seba vloží aj v dokumente použité fonty, farebné škály a ďalšie. Výsledkom je síce súbor zaberajúci viac miesta, pribalené definície mu však zabezpečia, že ho otvoríte všade a všade bude vyzerať rovnako.

Čítanie aj ukladanie ODF

Nový servisný balíček priamo otvára konkurenčné ODF formáty vo verzii 1.1 s tým, že je možná aj editácia alebo priame ukladanie. Ak vám teda niekto poskytne súbory vytvorené v OpenOffice.org, už nebudete musieť používať nespoľahlivé prídavné doplnky napísané v Jave. Pri práci s týmto druhom dokumentov som nenarazil na žiadne problémy, všetko sa zobrazovalo presne tak, ako bolo vytvorené v open source balíku, a naopak. Úplne kompatibilne môžete využiť dokumenty pre prezentácie, texty aj tabuľky u obidvoch druhov balíkov. Všetko funguje napríklad aj v 602Office alebo vo webovom Google Docs.

Ďalšie zmeny sú skôr kozmetické a okrem iného v rámci inštalácie SP2 získate aj všetky opravné a bezpečnostné balíky predtým dostupné cez Windows Update. Microsoft však vylepšil prácu s grafmi v Exceli, SmartArt objekty sú teraz rýchlejšie a programy na niektorých konfiguráciách môžu fungovať rýchlejšie. Pridávaním viac funkcií, ako napríklad prepojenie s webovými službami, by Microsoft bol sám proti sebe, veď na začiatku budúceho roka vydá nový Office 2010. Čo však naozaj poteší, je razantne zvýšená rýchlosť e-mailového klienta Outlook, ktorý teraz nemá také problémy s načítaním väčšieho množstva pošty, nemá tak veľké odozvy pri vyhľadávaní a prehľadávania zložiek a väčšiu záťaž nespôsobuje jeho pád.

SP2 je povinnosťou pre každého majiteľa Office 2007. Ak odoberáte aktualizácie cez Windows Update, jeho stiahnutie a inštalácia sa vám ponúkne automaticky.